O agenție web are deja unelte. Are un tool de proiecte, are unul de design, are repository-uri, are un canal de Slack pentru fiecare client.
Ce nu are, aproape niciodată, e un loc unde să se vadă partea comercială a relației: ce s-a promis, pe cât, pe ce perioadă, ce s-a facturat din ce s-a promis și ce a intrat efectiv în cont.
Acolo intervine un ERP pentru agenție web. Și e important de spus de la început ce nu face.
Ce nu rezolvă un ERP într-o agenție web
Un ERP nu îți înlocuiește Jira, Asana sau ClickUp. Nu ține sarcini, nu ține sprinturi, nu ține bug-uri.
Nu ține nici pontaj. Dacă ai nevoie să știi câte ore a lucrat cineva pe un proiect, ăla e un instrument separat, iar oricine îți spune că un ERP comercial rezolvă și asta îți vinde altceva decât crezi.
Un ERP pentru o agenție acoperă lanțul banilor, nu lanțul livrării. Cele două se ating într-un singur punct: momentul în care ce ai livrat trebuie facturat.
Ce rezolvă, concret
Oferta care nu se pierde
O agenție trimite oferte tot timpul, iar jumătate dintre ele mor în tăcere. Un pipeline de prospecți și propuneri cu stare arată care ofertă a rămas fără răspuns, în loc să afli peste două luni.
Dacă lucrezi cu pachete standard (site de prezentare, mentenanță lunară, SEO), un pachet comercial e un șablon de ofertă cu prețuri și plan de plată deja construite. Nu mai negociezi de la zero de fiecare dată.
Contractul ca obiect, nu ca PDF
Într-o agenție, contractul se semnează rar în persoană. Se trimite, se așteaptă, se uită.
Un contract cu părți, stare și semnătură electronică îți arată unde a rămas fiecare. Iar când clientul cere modificări la scope, actul adițional rămâne legat de contractul original, nu într-un folder separat.
Detaliile de conținut pentru contractele de agenție le-am scris în ghidul contractului de prestări servicii.
Retainerul care nu se uită
Aici e problema specifică agențiilor web. Mentenanța lunară, hostingul, pachetul de ore de dezvoltare, abonamentul de SEO: toate sunt sume mici care se repetă și care, individual, nu se observă când lipsesc.
Un plan de plată tratează retainerul ca angajament cu sold și faze, nu ca factură copiată lunar. Când clientul urcă de la pachetul mic la cel mare în august, planul absoarbe schimbarea. Am detaliat mecanica în facturarea pe retainer și în ghidul facturii programate.
Factura care ajunge unde trebuie
În România, factura către o firmă trece prin sistemul ANAF. O agenție care emite douăzeci de facturi pe lună nu are cum să le încarce manual la termen fără să greșească.
Schimbul de rețele trimite factura direct în SPV. Merită citit și ce amenzi se aplică la întârziere, pentru că sunt mai mari decât se așteaptă majoritatea.
Când un proiect se anulează după facturare, ai nevoie de factură storno, nu de o factură ștearsă. Iar pentru avansuri, factura proforma e documentul corect.
Încasarea care se potrivește singură
O agenție cu treizeci de clienți pe retainer primește treizeci de plăți pe lună, unele parțiale, unele grupate.
Legătura dintre extrasul bancar și facturi transformă bifatul manual în verificare. Cum arată procesul am scris în reconcilierea plăților cu facturile.
Cele trei tipare de facturare dintr-o agenție web
Aproape orice agenție web facturează în trei feluri deodată, iar programele simple se descurcă doar cu unul.
Proiectul cu etape. Site-ul de 30.000 de lei, plătit 40% avans, 40% la prezentare, 20% la lansare. Aici ai nevoie ca cele trei tranșe să atârne de același contract, ca să știi oricând cât mai e de facturat. Avansul cere de obicei o factură proforma înainte de plată.
Mentenanța lunară. Suma mică, repetată la infinit, care se uită. Aici ai nevoie de plan de plată, nu de memorie.
Orele suplimentare. Lucrul peste pachet, facturat variabil. Aici ai nevoie ca linia să se adauge fără să strici recurența.
Un sistem care le acoperă doar pe primele două te obligă să emiți al treilea tip manual, iar manual înseamnă că uneori nu se întâmplă.
Ce se strică fără un loc comun
Nu știi ce mai ai de încasat. Suma pare simplă până când o cauți: facturi emise minus facturi plătite, pe treizeci de clienți, cu plăți parțiale.
Contractul și factura spun lucruri diferite. Clientul a urcat pachetul în martie, contractul zice altceva, iar discuția de anul viitor pornește de la documentul greșit.
Termenele trec neobservate. O factură scadentă acum patruzeci de zile arată identic cu una emisă ieri, dacă nimic nu ține scadența lângă ea. Legea 72/2013 îți dă dobândă penalizatoare, dar numai dacă știi de când curge termenul. Detaliile sunt în ghidul termenelor de plată.
Contabilitatea cere aceleași lucruri de trei ori. Fără export real, fiecare lună începe cu o oră de căutat documente.
Ce să ceri la demo
Un pachet care devine ofertă în două clicuri. Dacă vinzi aceleași trei pachete, construirea lor de la zero de fiecare dată e timp pierdut.
O ofertă acceptată care devine contract fără retastare. Aici se rupe lanțul cel mai des. Pașii sunt descriși în de la ofertă la factură.
Un retainer modificat la mijloc de an. Cere să vezi exact asta, pentru că e cazul care sparge programele de facturare simple.
Un client care se uită singur. Un portal de clienți reduce e-mailurile de tip “îmi mai trimiți o dată factura din martie”.
Export complet. Datele trebuie să iasă în format real, oricând, ca să le poți da contabilității.
API și integrări. O agenție web va vrea să lege sistemul de restul stack-ului. Verifică API-ul, webhook-urile și integrarea cu Slack.
Ce să eviți
ERP-urile de producție. Dacă demo-ul începe cu stocuri, NIR și aprovizionare, produsul e făcut pentru distribuție. Criteriile complete sunt în ghidul de alegere a unui sistem ERP.
Promisiunea că înlocuiește tot. Un produs care spune că face și proiecte, și pontaj, și facturare, și contabilitate le face pe toate superficial.
Implementările lungi. O agenție de cincisprezece oameni nu are nevoie de un proiect de șase luni. Dacă nu poți testa un caz real în două zile, e prea greu pentru dimensiunea ta.
Unde se termină uneltele de proiect și începe ERP-ul
Granița e mai simplă decât pare.
Uneltele de proiect răspund la întrebarea “ce facem și cine face”. Rămân unde sunt.
ERP-ul răspunde la “ce am promis, ce am facturat din ce am promis și ce am încasat din ce am facturat”.
Un ERP care încearcă să facă și prima parte ajunge un tool de proiecte prost. Unul care se ține de a doua parte devine locul unde te uiți când vrei să știi cum stă agenția.
Pentru agențiile de marketing, unde ponderea retainerelor e și mai mare, am scris separat despre ERP pentru agenție de marketing. Iar dacă vrei să înțelegi unde se termină un CRM clasic, e explicat în CRM sau ERP și în ce este un CRM.