Nu toate facturile trebuie emise imediat. Poate ai un abonament care începe luna viitoare, o livrare programată pentru începutul lunii sau un serviciu care se reînnoiește la o dată fixă. Dacă emiți factura prea devreme, informațiile nu mai sunt corecte. Dacă îți propui să o trimiți mai târziu, există riscul să uiți.
O factură programată rezolvă ambele probleme. Pregătești factura o singură dată, alegi data și ora la care trebuie emisă, iar la momentul ales Enlivy o emite, gata să o trimiți clientului.
În acest articol vei afla când este util să programezi o factură, cum faci acest lucru pas cu pas în Enlivy și care este cea mai rapidă metodă de a programa facturile pe care le emiți frecvent. Nu este nevoie să ai experiență anterioară cu platforma.
Ce este o factură programată
O factură programată este o factură pe care o creezi acum, dar care va fi emisă automat la data și ora pe care le alegi.
Până la acel moment, factura rămâne în starea Programată. Nu primește un număr final, nu este trimisă clientului și nu este considerată emisă.
La data programată, Enlivy:
- atribuie automat următorul număr disponibil;
- emite factura.
Nu mai trebuie să intervii pentru asta. Enlivy nu o trimite însă pe email: trimiterea facturii emise către client rămâne pasul tău.
Este important să facem diferența între două concepte care sunt adesea confundate.
O factură programată este emisă o singură dată, la o dată viitoare pe care o stabilești tu. O pregătești astăzi, iar sistemul o emite automat la data programată.
O factură recurentă se emite automat în mod repetat, după un interval stabilit (de exemplu, în prima zi a fiecărei luni), până când oprești programarea.
În acest articol vorbim despre prima situație: programarea unei singure facturi pentru o dată viitoare. Dacă facturezi lunar același client pentru aceeași sumă, soluția potrivită este facturarea recurentă, configurată prin intermediul planurilor de plată.
| Factură programată | Factură recurentă |
|---|---|
| Se emite o singură dată, la o dată viitoare | Se emite automat la intervale regulate |
| Ideală pentru o factură care trebuie emisă ulterior | Ideală pentru abonamente și contracte recurente |
| Se încheie după emitere | Continuă până când este oprită |
| Se configurează din statusul Programată | Se configurează din Billing Schedules |
Când merită să programezi o factură
Programarea facturilor este utilă în mai multe situații decât ai crede.
Proiecte care încep la o dată fixă. Ai semnat contractul astăzi, dar colaborarea începe pe 1 ale lunii. În loc să emiți factura imediat, o programezi pentru data la care serviciul începe efectiv.
Livrări viitoare. Produsele sau serviciile vor fi livrate peste câteva zile sau săptămâni. Factura poate fi pregătită din timp și emisă exact în momentul livrării.
Abonamente și servicii care se reînnoiesc. Știi deja data la care un abonament se reînnoiește, iar factura trebuie emisă atunci, nu mai devreme.
Pregătirea din timp a facturilor. Ai timp acum, dar știi că perioada următoare va fi aglomerată. Pregătești toate facturile în avans și le programezi să fie emise automat la momentul potrivit.
Indiferent de situație, beneficiul este același: faci munca o singură dată și elimini riscul de a uita să emiți factura la timp.
Cum programezi o factură în Enlivy, pas cu pas
Procesul este simplu și diferă foarte puțin de crearea unei facturi obișnuite. Singura setare care transformă o factură normală într-una programată este statusul, pe care îl vei configura în pasul al treilea.
1. Accesează modulul Facturi și creează o factură nouă
Din dashboard-ul Enlivy, deschide modulul Facturi. Aici sunt afișate toate facturile organizației tale. Pentru a crea o factură nouă, apasă pe butonul Adaugă factură, aflat în colțul din dreapta sus.
2. Alege o factură internă
Enlivy îți permite să lucrezi cu două tipuri de facturi: factură internă, creată și administrată direct în Enlivy, și factură externă, importată dintr-un alt sistem de facturare. Deoarece creezi factura direct în Enlivy, selectează opțiunea Internă, creează folosind Enlivy.
Dacă facturile tale trebuie să ajungă și pe o platformă a statului, o firmă din România care facturează un client din România poate trimite aceeași factură în e-Factura ANAF, iar pentru alte țări Enlivy exportă un fișier de factură electronică pe care îl depui tu. Am explicat întregul proces în articolul despre trimiterea și primirea facturilor prin e-Factura.
3. Setează statusul pe „Programată”
Acesta este pasul care transformă o factură obișnuită într-o factură programată.
În timpul completării facturii vei configura informațiile obișnuite, precum emitentul și destinatarul, tipul facturii (standard, storno sau proformă), moneda, metoda de plată, contul bancar și eventualele legături cu un contract, proiect sau comandă.
Dintre toate aceste câmpuri, cel mai important este Statusul. Enlivy pune la dispoziție mai multe statusuri, precum Ciornă, În așteptare, Achitată sau Programată. Pentru ca factura să fie emisă automat la o dată viitoare, selectează statusul Programată.
Formularul de creare a facturii. După selectarea statusului Programată, devin disponibile câmpurile pentru alegerea datei și orei la care factura va fi emisă.
Dacă factura este asociată unui contract, o poți lega direct de acesta. Astfel, toate documentele aferente aceleiași colaborări rămân organizate într-un singur loc. În situațiile în care contractul trebuie semnat de mai multe persoane înainte de emiterea facturii, poți finaliza mai întâi procesul de semnare (vezi cum trimiți un contract către mai mulți semnatari), iar apoi programa factura care rezultă din acel acord.
4. Alege data și ora la care va fi emisă factura
După ce ai selectat statusul Programată, apare un câmp nou: Programată pentru (Scheduled For). Aici alegi data și ora exacte la care Enlivy va emite automat factura. Până la acel moment, factura rămâne în starea Programată și nu este trimisă clientului.
Tot acum stabilești data scadenței, adică termenul de plată de după emitere, și metoda de livrare (de exemplu, email), care apare pe factură.
5. Configurează numerotarea automată
Enlivy oferă trei modalități de atribuire a numărului unei facturi: Automat, unde numărul este alocat în momentul în care factura este emisă; Următorul număr disponibil, unde numărul este rezervat imediat; și Manual, unde introduci tu numărul dorit.
Pentru facturile programate este recomandată opțiunea Automat. Astfel, în momentul emiterii, factura primește automat următorul număr disponibil, păstrând ordinea cronologică și evitând eventualele goluri în numerotare.
6. Completează factura și salveaz-o
Adaugă emitentul și clientul, configurează modul de aplicare a TVA-ului și completează produsele sau serviciile facturate, împreună cu cantitățile, prețurile și eventualele reduceri. După ce toate informațiile sunt complete, apasă pe Adaugă factură.
Factura este acum programată și va fi emisă automat la data și ora stabilite.
Ce se întâmplă după ce programezi factura
După salvare, factura apare în lista de facturi cu un număr temporar, de exemplu SERV-(pending), și cu statusul Programată. Acest număr temporar indică faptul că factura a fost creată, dar încă nu a fost emisă.
În lista de facturi, o factură programată apare cu un număr temporar, precum SERV-(pending), până în momentul emiterii automate.
La data și ora stabilite, Enlivy face două lucruri: atribuie numărul final și emite factura, gata să o trimiți. Până atunci, o poți deschide oricând ca să o verifici, să o modifici, să o descarci, să o refolosești sau chiar să o trimiți mai devreme pe email, dacă se schimbă planurile.
O factură își păstrează statusul Programată până în momentul în care este emisă automat.
Dacă dorești un ghid complet, cu capturi de ecran și explicații pentru fiecare câmp, găsești întreaga procedură în documentația Enlivy dedicată programării facturilor.
O metodă mai rapidă pentru facturile pe care le emiți frecvent
Dacă trimiți des facturi asemănătoare, nu este nevoie să le creezi de fiecare dată de la zero.
Deschide o factură existentă și folosește funcția Reuse. Enlivy creează automat o copie a acesteia, păstrând toate informațiile importante: produsele și serviciile facturate, prețurile, configurația TVA-ului, metoda de plată și celelalte setări existente.
Tot ce trebuie să modifici sunt informațiile care diferă: clientul, data și ora programării, data scadenței, prețurile sau cantitățile, dacă este cazul. La final, setezi statusul pe Programată, salvezi factura și ai terminat.
În multe situații, această metodă îți permite să pregătești și să programezi o factură nouă în mai puțin de trei minute, reducând considerabil timpul petrecut cu activitățile repetitive și riscul apariției erorilor.
Dacă emiți aceeași factură, pentru același client și aceeași valoare, lună de lună, merită să configurezi un plan de plată recurent în Billing Schedules, cu pachetul Plăți recurente. Așa dispare și pasul de reutilizare.
Primește o notificare atunci când factura este emisă
Unul dintre avantajele programării este că factura poate fi emisă automat în timp ce tu lucrezi la altceva. De aceea, e util să afli când se întâmplă.
Cu orice pachet plătit, Enlivy poate posta în Slack când o factură este actualizată sau achitată, iar emiterea unei facturi programate contează ca actualizare. Astfel, tu și echipa ta o vedeți în canalul Slack pe care îl urmăriți deja, fără să verificați dashboard-ul.
Dacă Slack face parte din fluxul de lucru al echipei tale, integrarea cu modulul de Facturare este una dintre cele mai utile automatizări pe care le poți configura.
Exemple de utilizare în practică
Consultant care începe un proiect luna viitoare. Contractul intră în vigoare pe data de 1 a lunii. În loc să își seteze un reminder și să își amintească atunci să emită factura, consultantul o creează acum, o setează cu statusul Programată și stabilește emiterea pentru data de 1, la ora 09:00. În ziua respectivă, Enlivy emite factura, cu data și numărul corecte, cât timp consultantul e în ședința de început a proiectului, iar el o trimite clientului după ședință.
Agenție care pregătește facturile înainte de concediu. Înainte de a intra în concediu, responsabilul financiar pregătește facturile pentru luna următoare. Folosește funcția Reuse pentru fiecare dintre cei opt clienți cu abonament lunar, modifică doar informațiile necesare și programează toate facturile pentru prima zi a lunii. Cât timp biroul e liniștit, facturile se emit la timp, cu data și numerotarea corecte, iar colegul care îl înlocuiește mai are doar de trimis.
Organizație bazată pe abonamente. Fiecare membru își reînnoiește abonamentul la o dată diferită. În loc să urmărească manual toate aceste termene, organizația programează factura de reînnoire încă din momentul activării abonamentului. Astfel, fiecare factură este emisă exact la data potrivită, fără intervenție manuală.
Începe să programezi facturile
Programarea facturilor transformă emiterea acestora dintr-o activitate pe care trebuie să ți-o amintești într-un proces care se desfășoară automat. Creezi factura o singură dată, îi setezi statusul Programată, alegi data și ora la care trebuie emisă, iar Enlivy o emite la momentul ales, gata de trimis.
Programarea contează cel mai mult acolo unde se repetă aceeași sumă, ceea ce într-o firmă de servicii înseamnă de obicei un retainer. Cum facturezi un client pe retainer acoperă ce se configurează în jurul programării, de la tipul de retainer până la soldul pe care îl vede clientul.
Modulul de Facturare face parte din funcționalitățile de bază ale platformei, astfel că poți testa această funcție folosind contul gratuit, fără card bancar, în limita lunară de facturi. Creează-ți organizația, pregătește o factură, programeaz-o și lasă Enlivy să o emită automat la momentul ales.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă o factură programată?
O factură programată este o factură pe care o creezi acum și pentru care stabilești o dată și o oră la care va fi emisă. Până atunci, factura rămâne în starea Programată, fără număr final și fără să fie trimisă clientului. La momentul ales, Enlivy o emite și îi dă numărul, gata să o trimiți.
Care este diferența dintre o factură programată și una recurentă?
O factură programată este emisă o singură dată, la o dată viitoare stabilită de tine. O factură recurentă este emisă automat la intervale regulate (de exemplu, lunar) până când oprești programarea.
Cum programez o factură în Enlivy?
Creezi o factură internă, completezi toate informațiile necesare, setezi statusul pe Programată, alegi data și ora din câmpul Programată pentru, configurezi numerotarea automată și salvezi factura. Enlivy o emite la momentul stabilit, gata să o trimiți.
Factura va primi numărul corect atunci când este emisă?
Da. Dacă folosești opțiunea de numerotare Automat, Enlivy atribuie următorul număr disponibil exact în momentul emiterii, păstrând ordinea cronologică a facturilor. Până atunci, factura este afișată cu un număr temporar, cum ar fi SERV-(pending).
Pot modifica sau anula o factură programată?
Da. Până la momentul emiterii, factura poate fi deschisă, modificată, descărcată, reutilizată sau chiar trimisă manual, dacă situația o impune.
Există o metodă mai rapidă pentru facturile pe care le emit frecvent?
Da. Poți folosi funcția Reuse, care creează o copie a unei facturi existente. Modifici doar informațiile necesare, setezi statusul pe Programată și salvezi factura. În majoritatea cazurilor, întregul proces durează mai puțin de trei minute.
Pot primi notificări atunci când factura este emisă?
Da. Cu orice pachet plătit, Enlivy poate posta în Slack când o factură este actualizată (emiterea unei facturi programate contează ca actualizare) sau achitată, ca să afli fără să verifici platforma.
Am nevoie de un abonament plătit pentru a programa facturi?
Nu. Modulul de Facturare face parte din funcționalitățile disponibile și în contul gratuit, astfel încât poți crea și programa facturi fără card bancar, în limita numărului de facturi inclus în planul gratuit.
