Să convingi o singură persoană să semneze un contract este, de obicei, simplu. Să obții semnăturile a trei oameni pe același document, fără ca totul să se transforme într-un lanț nesfârșit de emailuri și remindere, e cu totul altceva.
Cineva nu a primit emailul. Altcineva a semnat o versiune veche. Al treilea așteaptă după al doilea, dar nu știe că al doilea deja a semnat. Trece o săptămână. Nimeni nu e de vină, dar contractul tot nu e gata.
Sistemul de semnare din Enlivy a fost construit tocmai pentru asta. Pregătești contractul o singură dată, iar platforma se ocupă de restul: linkuri individuale pentru fiecare semnatar, coduri de verificare a identității, statusul la zi în aplicație și emailurile de semnare. Dacă vrei să înțelegi în detaliu cum funcționează sistemul de semnare în ansamblu, am explicat totul aici.
Acum, hai să vedem cum arată procesul pas cu pas.
Problema semnării contractelor cu mai multe părți
Când un contract necesită semnăturile a trei sau mai multe persoane, fluxul clasic ajunge rapid la limita lui.
Creezi documentul, îl exporți în PDF și îl trimiți primei persoane. Aceasta semnează, scanează și ți-l trimite înapoi. Tu îl transmiți mai departe. A doua persoană e confuză, nu găsește emailul sau pur și simplu a uitat. Trimiți un reminder. Colectezi semnăturile una câte una, manual, pe parcursul mai multor zile.
Pe tot parcursul acestui proces nu vezi ce se întâmplă de fapt. Nu știi când a deschis cineva documentul, nu primești nicio alertă când o semnătură a fost înregistrată și nu există un loc central unde să poți vedea imaginea de ansamblu.
Cu Enlivy, fiecare semnatar lucrează în paralel, din propriul link.
Cum funcționează semnarea cu mai multe părți în Enlivy
Pasul 1: Configurezi contractul și definești cine semnează
Pornești de la un contract deja creat în Enlivy, cu capitolele reutilizabile, informațiile despre părți și termenii conveniți. Înainte de trimitere, configurezi setările de semnare: cine sunt semnatarii, cum se verifică identitatea fiecăruia și în ce condiții se consideră contractul finalizat.
Semnatarii pot fi adăugați direct din lista de utilizatori Enlivy sau introduși manual. Fiecare primește propriul link de semnare, independent de ceilalți. Nu există un document care trece de la o persoană la alta și care poate ajunge la persoana greșită, în versiunea greșită sau deloc.
Pasul 2: Fiecare semnatar primește propria invitație
Când contractul e gata, trimiți fiecărui semnatar propria invitație pe email, cu câte un click pentru fiecare.
Fiecare primește un email clar, cu un link personalizat către versiunea sa a contractului. Nu e nevoie de un cont Enlivy, nu e nevoie să instaleze nimic. Dau click, își verifică identitatea, citesc și semnează.
Ordinea nu contează. Prima persoană poate semna luni dimineața, a doua miercuri seara, a treia chiar în după-amiaza în care a primit emailul. Fiecare lucrează când poate, fără să blocheze pe nimeni.
Pentru fiecare semnatar alegi și nivelul de verificare a identității: prin email, prin SMS sau prin ambele. Asta înseamnă că fiecare semnătură este legată de o identitate confirmată, nu doar de un nume scris într-un câmp. Poți citi aici cum funcționează în detaliu verificarea identității.
Pasul 3: Statusul se actualizează la fiecare semnătură
Ăsta e momentul în care procesul capătă cu adevărat altă față.
Când prima persoană semnează, statusul contractului se actualizează în Enlivy, iar semnatarul primește un email de confirmare. Semnatarii care nu au semnat încă nu primesc email; ei semnează din linkul pe care îl au deja. Când semnează a doua persoană, se întâmplă același lucru, iar prima persoană, care a semnat deja, primește un email că s-a adăugat o semnătură nouă. Fiecare semnătură e urmărită în aplicație, fără niciun follow-up manual din partea ta.
Știi în orice moment unde stau lucrurile: cine a semnat, cine nu și când a avut loc fiecare acțiune. Nu mai trebuie să întrebi pe nimeni nimic.
Pasul 4: Când toată lumea a semnat, toți primesc linkul către versiunea finală
Când ultimul semnatar finalizează, contractul rămâne în Enlivy în versiunea finală, cu toate semnăturile.
Fiecare parte primește un email cu linkul către contractul semnat. Îl pot vizualiza în browser sau descărca ca PDF, iar semnatarii care au acces la portalul clienților îl găsesc oricând acolo. Nimeni nu trebuie să ceară o copie, nimeni nu trebuie să caute prin inbox peste șase luni. Documentul e acolo, mereu.
De ce contează pentru tine
Imaginează-ți un acord de servicii care necesită semnăturile clientului tău, ale unui șef de departament din firma lui și ale unei persoane de la departamentul juridic. Trei oameni, aceeași organizație, programe complet diferite.
Prin metoda tradițională, ajungi ușor să aștepți patru, cinci, poate șapte zile lucrătoare, cu câteva emailuri de follow-up între timp și fără să știi exact cine întârzie.
Cu Enlivy, fiecare dintre cei trei primește propriul link, trimis în câteva click-uri, și semnează când poate, independent de ceilalți, în orice ordine. Contractul poate fi finalizat în aceeași după-amiază. Iar dacă nu e, nu trebuie să întrebi pe nimeni: deschizi Enlivy și vezi exact unde s-a oprit procesul.
Statusul din aplicație te ajută să ții lucrurile în mișcare: vezi dintr-o privire că Persoana 1 a semnat, iar Persoana 2 încă nu.
Cum e pentru cineva care semnează
Un proces eficient pentru tine, dar complicat pentru cel care semnează, rămâne tot un proces defectuos. Iată cum arată experiența din perspectiva semnatarului:
- Primești un email clar cu invitația de a semna un contract
- Dai click pe link, fără cont, fără instalări
- Îți verifici identitatea printr-un cod primit pe email, pe SMS sau ambele, în funcție de setările configurate
- Citești contractul integral, cu un indicator de progres vizibil în partea de jos a ecranului
- Odată ce ai terminat de citit, desenezi sau aplici semnătura
- Bifezi că ești de acord că documentul are valoare legală
- Apeși Semnează contractul și procesul este complet
Câteva minute, fără niciun efort suplimentar. Nimic de instalat, nimic de printat, nimic de scanat.
Toate contractele și toate statusurile într-un singur loc
Dincolo de fluxul de semnare, semnatarii care au acces la portalul clienților își găsesc mereu acolo contractele.
Semnatarii văd ce contracte îi așteaptă, ce contracte sunt în curs și ce contracte au fost deja finalizate, totul într-un singur loc, accesibil oricând de pe orice dispozitiv. Pot descărca PDF-urile semnate, pot reciti termenii la luni după semnare și au mereu o evidență clară a ceea ce s-a convenit și când.
Iar tu, ca administrator, vezi în aplicație statusul la zi al fiecărui contract, al fiecărui semnatar și al fiecărei semnături, fără să alergi după nimeni.
Semnarea unui contract poate fi rapidă și ușoară
Cele mai multe firme tratează semnarea contractelor ca pe un pas administrativ de bifat după ce munca adevărată s-a terminat. Și asta pentru că procesul e, de obicei, fragmentat: documentul într-un loc, semnăturile în altul, follow-up-urile pe email, copiile finale risipite prin inboxuri.
Enlivy aduce totul în același loc: crearea contractelor, semnarea cu mai multe părți, urmărirea semnăturilor și arhivarea documentelor, integrate cu restul activității firmei tale.
Când semnarea unui contract devine atât de simplă, încetează să mai fie o piedică și devine momentul în care un proiect pornește cu adevărat.
Vrei să înțelegi cum gestionează Enlivy întregul ciclu de viață al unui contract? Citește ghidul complet al sistemului de semnare Enlivy sau vezi direct ce include pachetul Contracte.
