Facturarea pare simplă la prima vedere, dar în practică ridică întrebări pe care mulți antreprenori le descoperă abia când fac prima greșeală: Ce trebuie să scrii obligatoriu pe o factură? Cum numerotezi corect? Când emiți o proformă față de o factură fiscală? Ce faci când trebuie să anulezi o factură deja trimisă? Și cum se leagă tot fluxul ăsta de obligația de eFactura?
Acest ghid îți explică tot procesul de facturare online de la cap la coadă, adaptat la regulile din 2026.
Ce este factura fiscală și când ești obligat să o emiți
Factura fiscală este documentul contabil prin care un furnizor consemnează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii către un client. Stă la baza înregistrărilor contabile ale ambelor părți și este obligatorie în aproape orice tranzacție comercială.
Conform art. 319 din Codul Fiscal, sunt obligați să emită facturi fiscali toți operatorii economici înregistrați fiscal în România, indiferent dacă sunt SRL, SA, PFA, întreprindere individuală sau altă formă juridică. Plătitor sau neplătitor de TVA, obligația de a emite factură există.
Când emiți factură în mod obligatoriu:
- Livrări de bunuri sau prestări de servicii către alte firme (B2B)
- Livrări de bunuri sau prestări de servicii către persoane fizice, dacă clientul solicită factură
- Avansuri primite înainte de livrarea efectivă
- Operațiuni intracomunitare (cu firme din alte state UE)
Termenul de emitere: Factura se emite cel târziu în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator (livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor). Pentru avansuri, factura se emite cel târziu în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care s-a încasat avansul.
Ce trebuie să conțină obligatoriu o factură fiscală
Elementele obligatorii sunt stabilite prin art. 319 alin. (20) din Codul Fiscal. O factură fără oricare dintre aceste informații nu este considerată document fiscal valid.
Elementele obligatorii:
- Numărul de ordine: unic, în baza uneia sau mai multor serii (ex. ENL-0001, ENL-0002)
- Data emiterii: ziua, luna, anul
- Data livrării sau prestării (dacă diferă de data emiterii) sau data încasării avansului
- Datele furnizorului: denumire, adresă, cod de înregistrare în scopuri de TVA sau CIF
- Datele beneficiarului: denumire, adresă, cod TVA sau CIF (pentru persoane impozabile); pentru persoane fizice, nu este obligatoriu CNP-ul, dar poate fi util
- Denumirea bunurilor livrate sau serviciilor prestate și cantitățile
- Baza de impozitare (prețul fără TVA) pentru fiecare cotă TVA sau scutire
- Cota TVA aplicată (21%, 9%, 5% sau scutit)
- Valoarea TVA (suma calculată)
- Valoarea totală a facturii (cu TVA)
- Mențiuni speciale când este cazul: „taxare inversă”, „TVA la încasare”, „scutit de TVA conform art. X”, etc.
Ce nu mai este obligatoriu: Semnătura și ștampila. Din 2012, legislația română nu mai impune semnarea sau ștampilarea facturilor. Dacă o faci, e opțiunea ta, dar nu este o cerință legală.
Numerotarea facturilor: serie și prefix
Numerotarea corectă a facturilor este mai importantă decât pare. O numerotare haotică sau cu goluri nejustificate poate ridica semne de întrebare la un control ANAF.
Reguli de bază:
- Fiecare factură trebuie să aibă un număr unic în cadrul seriei tale
- Numerotarea trebuie să fie secvențială în interiorul seriei (nu poți sări de la 15 la 20 fără justificare)
- Poți folosi una sau mai multe serii (ex. o serie pentru clienți români, alta pentru clienți externi)
- Numerotarea se resetează la 1 la începutul unui an calendaristic sau poate continua: decizia îți aparține, important e să fie consistentă
Prefixul facturii este partea alfanumerică din numărul facturii, plasată înaintea numărului de ordine (ex. „ENL” în „ENL-2026-0001″). Nu este obligatoriu legal, dar este recomandat pentru că ajută la organizare, mai ales dacă ai mai multe serii sau mai mulți operatori care emit facturi.
Dacă folosești un program de facturare online, prefixul și seria se configurează o singură dată în setările contului și se aplică automat la fiecare factură nouă.
Factura proformă: ce este și când o folosești
Factura proformă nu este un document fiscal. Nu se înregistrează în contabilitate, nu generează obligații TVA și nu înlocuiește factura fiscală. Este un document informativ prin care îi comunici clientului ce urmează să facturezi.
Când folosești proforma:
- Înainte să primești plata, ca să confirmi suma și detaliile tranzacției
- Când clientul trebuie să aprobe intern o cheltuială înainte de a plăti
- Ca bază de negociere sau ofertă comercială formalizată
Ce se întâmplă după proformă:
- Clientul plătește avansul sau suma integrală
- Tu emiți factura fiscală (pentru avans sau pentru livrarea completă)
- Proforma nu se transmite prin RO e-Factura: numai factura fiscală
Proforma nu are număr în seria facturilor fiscale. Are propria numerotare separată, să nu se confunde cu documentele fiscale.
Factura de avans: când și cum o emiți
Dacă primești o plată înainte de livrarea bunurilor sau finalizarea serviciilor, ești obligat să emiți factură de avans. Aceasta este o factură fiscală obișnuită, cu mențiunea că e pentru avans, și intră în numerotarea seriei tale.
La livrarea finală emiți o factură finală în care scazi avansul facturat deja. Factura finală va face referire la factura de avans.
Ambele facturi: de avans și finală: se transmit prin RO e-Factura dacă relația este B2B sau B2C (după regulile standard de eFactura). Citește ghidul complet eFactura ANAF 2026 pentru toate regulile de transmitere.
Factura storno (de corecție): când o emiți și ce conține
Factura storno sau factura de corecție se emite atunci când trebuie să anulezi sau să modifici o factură deja emisă. Nu poți șterge sau modifica o factură deja înregistrată în contabilitate. Soluția corectă este storno-ul.
Cazuri în care emiți storno:
- Ai emis factura cu prețul greșit
- Clientul a returnat marfa parțial sau integral
- Ai facturat un serviciu care nu a mai fost prestat
- Ai acordat o reducere ulterior emiterii facturii
- Ai greșit datele clientului sau CIF-ul
Ce conține factura storno:
- Se referă explicit la numărul facturii originale pe care o corectează
- Valorile sunt negative (cu minus) pentru anulare completă sau parțiale pentru corecție parțială
- Intră în numerotarea seriei normale de facturi
- Se transmite prin RO e-Factura în sistemul SPV, la fel ca orice altă factură B2B sau B2C
Facturarea în valută
Dacă ai clienți din afara României sau contracte în euro sau altă valută, poți emite facturi în valută. Legea permite acest lucru, cu condiția să respecți câteva reguli.
Reguli pentru facturarea în valută:
- Pe factură trebuie să apară cursul de schimb folosit și data la care a fost utilizat
- Cursul oficial este cel comunicat de Banca Națională a României (BNR) pentru data emiterii facturii
- Valoarea TVA se exprimă în lei, indiferent că restul facturii e în valută
- Înregistrarea contabilă se face în lei, la cursul BNR din ziua emiterii
Dacă ai un program de facturare online, poți seta valuta și cursul BNR se preia automat sau îl introduci manual. Factura generată va conține automat conversia corectă.
Chitanța: când o emiți și cum diferă de factură
Chitanța este documentul prin care confirmi că ai încasat o sumă de bani. Nu înlocuiește factura fiscală și nu are efectele juridice ale acesteia, dar este documentul de plată solicitat frecvent de clienți după ce achită o factură.
Când emiți chitanță:
- La încasarea în numerar a contravalorii unei facturi
- La încasarea unui avans în numerar, înainte de emiterea facturii de avans
- Când clientul o solicită expres ca dovadă de plată
Ce trebuie să conțină o chitanță:
- Denumirea și datele firmei care emite
- Număr de ordine unic și data emiterii
- Suma încasată, în cifre și litere
- Scopul încasării (ex. „contravaloare factură nr. ENL-2026-0045″)
- Semnătura celui care a încasat
Chitanța nu se transmite prin RO e-Factura. Este un document intern de confirmare a plății, nu un document fiscal de facturare.
Chitanța vs. factura pe scurt:
| Aspect | Factură fiscală | Chitanță |
|---|---|---|
| Consemnează | Tranzacția comercială | Plata efectivă |
| Obligatorie pentru TVA | Da | Nu |
| Se transmite prin eFactura | Da (B2B/B2C) | Nu |
| Termen de arhivare | 10 ani | 5 ani (document justificativ) |
Arhivarea facturilor: reguli legale
Facturile trebuie arhivate pe teritoriul României timp de 10 ani de la data emiterii, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și Codului fiscal. Acest termen se aplică atât facturilor emise cât și celor primite.
Arhivarea electronică este permisă dacă sunt asigurate:
- Autenticitatea originii (știi cine a emis factura)
- Integritatea conținutului (factura nu a fost modificată)
- Lizibilitatea (poate fi citită pe toată perioada de arhivare)
Facturile transmise prin RO e-Factura sunt disponibile în SPV timp de 60 de zile. Atenție: după 60 de zile nu mai poți descărca factura din SPV. Trebuie să le descarci și să le arhivezi local sau în sistemul tău de facturare în această fereastră de timp.
Facturarea recurentă: cum gestionezi clienții cu abonament
Dacă ai clienți care plătesc lunar sau trimestrial un abonament, retainer sau serviciu fix, facturarea recurentă te poate scuti de muncă repetitivă.
Logica este simplă: configurezi o dată suma, descrierea și frecvența, iar sistemul generează și trimite automat factura la intervalul stabilit. Nu mai setezi manual aceleași date în fiecare lună și nu mai riști să uiți de un client sau să trimiți cu întârziere.
Ce trebuie să ai în vedere pentru facturarea recurentă:
- Suma și termenul de plată rămân identice de la o perioadă la alta sau pot varia (ex. facturi orare)
- Dacă suma variază, automatizarea completă nu e posibilă, dar poți automatiza crearea facturii și completa manual suma
- Fiecare factură din seria recurentă are propriul număr unic în seria ta
- Fiecare factură trebuie transmisă separat prin RO e-Factura în termenul de 5 zile lucrătoare
Un program de facturare online cu funcționalitate de facturare recurentă generează automat factura și o transmite în SPV fără intervenție manuală. Util mai ales dacă ai 10, 20 sau mai mulți clienți pe abonament.
Greșelile frecvente la facturare și cum le eviți
Chiar și antreprenorii cu experiență fac ocazional erori de facturare. Iată cele mai comune și cum le eviți.
1. CIF-ul greșit al clientului
Dacă ai introdus un CIF greșit pe o factură B2B deja transmisă prin eFactura, trebuie să emiți storno și să refaci factura corect. Verifică întotdeauna CIF-ul clientului pe site-ul ANAF înainte de prima factură.
2. Factura emisă după termen
Legea prevede că factura se emite cel târziu în cea de-a 15-a zi a lunii următoare livrării. Dacă emiți mai târziu, factura rămâne validă, dar există riscuri la deducerea TVA. Și termenul de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea în SPV curge tot de la data emiterii, nu de la data livrării.
3. TVA calculat greșit
Cota standard de TVA este 21% din august 2025. Unele categorii au 9% (alimente, medicamente, cazare, restaurante) sau 5% (unele cărți, locuințe sociale). Verifică mereu că aplici cota corectă pentru serviciul sau produsul tău. Un program de facturare cu TVA configurat corect elimină acest risc complet.
4. Factura în SPV cu status de eroare, ignorată
Mulți antreprenori trimit factura în SPV și consideră că treaba e gata. Dacă fișierul XML are o eroare de validare, factura nu e acceptată și termenul de 5 zile continuă să curgă. Verifică întotdeauna statusul final în SPV, nu doar confirmarea de încărcare.
5. Arhivarea neglijată
Facturile din SPV dispar după 60 de zile. Dacă nu le-ai descărcat în acea fereastră, nu le mai poți recupera din sistem. Setează un reminder lunar pentru descărcarea facturilor primite de la furnizori din SPV.
Fluxul complet de facturare în 2026
Iată cum arată un flux corect de facturare online pentru o firmă din România:
- Creezi factura în programul de facturare cu toate elementele obligatorii
- Trimiți factura clientului pe email (PDF) sau prin altă metodă convenită
- Transmiți automat în SPV prin integrarea eFactura (dacă relația e B2B sau B2C) în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere
- Verifici statusul în SPV (acceptat sau eroare)
- Urmărești încasarea și marchezi factura ca plătită
- Arhivezi factura electronic sau fizic, inclusiv copia descărcată din SPV
Pasul 3 este critic și cel mai des omis sau întârziat. Sancțiunile pentru depășirea termenului pornesc de la 1.000 lei.
Enlivy gestionează pașii 1-5 dintr-o singură platformă. Emiți factura, ea se trimite automat în SPV și poți urmări statusul și încasările din același loc. Pe aceeași platformă gestionezi contractele și rapoartele financiare, fără să jonglezi cu mai multe aplicații. Testează gratuit.
Întrebări frecvente
1. Semnătura și ștampila mai sunt obligatorii pe factură?
Nu. Din 2012, Codul fiscal nu mai impune semnarea sau ștampilarea facturilor fiscale. Dacă alegi să le adaugi, este opțiunea ta, dar absența lor nu invalidează documentul.
2. Pot emite facturi fără să fiu plătitor de TVA?
Da. Obligația de a emite facturi nu depinde de statutul de plătitor TVA. Un SRL neplătitor de TVA sau un PFA emite facturi fără a înscrie TVA pe ele. Pe factură se menționează motivul scutirii dacă este cazul (ex. „neînregistrat în scopuri de TVA conform art. 310 Cod Fiscal”).
3. Pot numerota facturile de la 1 în fiecare an?
Da, poți reseta numerotarea la 1 la începutul fiecărui an calendaristic. Poți și să continui numerotarea de unde ai rămas. Important este să fii consistent și să nu ai numere duplicate în aceeași serie.
4. Ce se întâmplă dacă am greșit ceva pe o factură deja trimisă?
Emiți o factură storno care face referire la factura originală, urmată de o factură nouă corectă dacă este cazul. Nu poți modifica sau șterge o factură deja emisă și înregistrată.
5. Factura proformă trebuie transmisă prin eFactura?
Nu. Proforma nu este document fiscal și nu intră în obligația de transmitere prin RO e-Factura. Numai facturile fiscale (inclusiv cele de avans și storno) trebuie transmise prin SPV.
6. Cât timp trebuie să păstrez facturile?
10 ani de la data emiterii, atât cele emise cât și cele primite. Facturile din SPV sunt disponibile doar 60 de zile, deci descarcă-le periodic și arhivează-le tu.
7. Chitanța înlocuiește factura?
Nu. Chitanța confirmă că s-a făcut o plată, dar nu este un document fiscal de facturare. Nu generează obligații TVA, nu intră în eFactura și nu poate fi folosită în locul facturii pentru deducerea cheltuielilor în contabilitate.
8. Pot automatiza facturarea dacă am clienți pe abonament lunar?
Da. Majoritatea programelor de facturare online permit configurarea facturării recurente: setezi suma, descrierea și frecvența o singură dată, iar sistemul generează și trimite automat factura la intervalul ales, inclusiv transmiterea în SPV prin eFactura.
Concluzie
Facturarea corectă online în 2026 înseamnă mai mult decât să completezi un formular. Înseamnă să respecți elementele obligatorii din Codul Fiscal, să numerotezi consistent, să transmiți la timp prin eFactura și să arhivezi corect. Un program de facturare online bun automatizează cea mai mare parte din acest flux și elimină riscul de erori manuale.
Citește și articolele din același cluster pentru subiecte conexe: sancțiunile eFactura, diferența B2B vs. B2C și ghidul complet eFactura ANAF 2026.
Testează Enlivy gratuit: facturare, contracte și eFactura într-un singur loc