Mulți antreprenori folosesc factura proformă fără să fie complet siguri pe ce obligații fiscale generează sau nu generează. Alții evită să o folosească tocmai pentru că nu știu exact ce statut legal are. Și unii o confundă cu factura de avans.
Acest articol îți clarifică tot: ce este factura proformă, când are sens să o emiti, ce conține, cum diferă de factura fiscală și ce trebuie să știi în contextul obligațiilor de eFactura din 2026.
Ce este factura proformă
Factura proformă este un document comercial informativ, emis de vânzător către potențialul client înainte ca tranzacția să fie finalizată. Nu este un document fiscal și nu se înregistrează în contabilitate.
Scopul ei este să comunice clientului detaliile unei tranzacții viitoare: ce se va livra sau presta, la ce preț, în ce condiții de plată. Pe baza proformei, clientul poate decide dacă dorește să continue și să efectueze plata.
Factura proformă nu:
- nu generează obligații de TVA
- nu se înregistrează în contabilitate (nici la furnizor, nici la client)
- nu se transmite prin sistemul RO e-Factura
- nu este document justificativ pentru deduceri fiscale
- nu obligă legal la plată
Factura proformă este:
- un instrument comercial util în relația cu clienții
- o ofertă detaliată și formalizată
- o bază pentru negocierea termenelor de plată și livrare
- un document care facilitează aprobarea internă a cheltuielii la client
roformă vs. factura fiscală: diferențele esențiale
Confuzia dintre cele două documente poate crea probleme contabile reale. Iată diferențele clare:
| Criteriu | Factura proformă | Factura fiscală |
|---|---|---|
| Statut legal | Document comercial informativ | Document fiscal oficial |
| Înregistrare în contabilitate | Nu | Da |
| Generează obligații TVA | Nu | Da (dacă este cazul) |
| Se transmite prin eFactura | Nu | Da (pentru relații B2B și B2C) |
| Bază pentru deduceri fiscale | Nu | Da |
| Moment emitere | Înainte de tranzacție | La sau după finalizarea tranzacției |
| Obligatorie legal | Nu | Da, în condițiile Codului Fiscal |
Un detaliu important: conform legislației, emiterea facturii fiscale nu este condiționată de proformă. Poți emite direct factura fiscală fără să fi emis anterior o proformă. Proforma este opțională și nu este menționată ca atare în Codul Fiscal.
Când are sens să folosești factura proformă
Proforma este utilă în câteva scenarii concrete:
Când vrei să confirmi detaliile înainte de livrare
Dacă livrezi bunuri sau servicii personalizate, cu specificații care pot varia, proforma permite clientului să verifice că totul este corect înainte de a considera comanda fermă. Dacă există ajustări, le faci înainte de emiterea facturii fiscale.
Când clientul are nevoie de aprobare internă
Mulți clienți corporativi nu pot plăti fără un bon de comandă intern aprobat de management sau departamentul financiar. Proforma le oferă documentul necesar acestui proces fără să creeze o obligație fiscală prematură de partea ta.
Când vrei să eviți să colectezi TVA înainte de încasare
Dacă ești plătitor de TVA și nu ai aplicat sistemul TVA la încasare, emiterea facturii fiscale înseamnă că ești obligat să colectezi și să declari TVA în acea perioadă fiscală, indiferent dacă clientul a plătit sau nu. Proforma amână momentul apariției obligației TVA până la emiterea facturii fiscale efective.
Când lucrezi cu clienți noi sau cu risc de neplată
Unele firme emit proformă și așteaptă confirmarea plății înainte să livreze și să emită factura fiscală. Astfel evită să facă livrări pe credit fără garanții.
Când colaborezi cu clienți din import-export
În comerțul internațional, proforma este adesea solicitată de autoritățile vamale din țara importatorului ca document care atestă valoarea mărfii ce urmează să fie importată, înainte de emiterea facturii comerciale definitive.
Ce conține factura proformă
Deși nu este un document fiscal reglementat strict de Codul Fiscal, factura proformă conține de regulă aceleași informații ca o factură fiscală, plus mențiunea explicită că este o proformă:
- Antetul cu datele furnizorului (denumire, adresă, CIF)
- Datele clientului (denumire, adresă, CIF sau CNP)
- Data emiterii și data scadenței (termenul de plată propus)
- Numărul documentului (din seria proprie de proforme, separată de seria facturilor fiscale)
- Descrierea detaliată a bunurilor sau serviciilor
- Cantitățile și prețurile unitare
- Baza de impozitare și TVA (dacă este cazul), cu mențiunea că sunt estimative
- Valoarea totală
- Mențiunea „PROFORMĂ” sau „FACTURĂ PROFORMĂ” vizibilă pe document
- Contul bancar și detaliile de plată
Atenție la numerotare: Proformele au propria serie de numerotare, separată de seria facturilor fiscale. Nu pot ocupa numere din seria facturilor. Dacă ai seria fiscală ENL și emiti facturile ENL-001, ENL-002…, proformele vor fi numerotate separat, de exemplu PROF-001, PROF-002. Citește mai mult despre prefixul și seria facturilor dacă vrei să înțelegi cum funcționează numerotarea.
Ce se întâmplă după proformă: fluxul complet
Emiterea proformei nu creează nicio obligație fiscală. Ceea ce contează este ce se întâmplă mai departe.
Scenariul 1: Clientul plătește integral după proformă
Clientul primește proforma, o aprobă intern și virează suma. Tu primești plata și emiți factura fiscală pentru livrarea completă sau pentru avansul primit (dacă nu ai livrat încă).
Scenariul 2: Clientul plătește un avans
Clientul plătește o parte din sumă. Emiți o factură de avans (care este o factură fiscală, nu o proformă) pentru suma primită. La finalizarea livrării, emiți factura finală și scazi avansul deja facturat.
Scenariul 3: Clientul nu plătește
Proforma rămâne fără efect. Nu ai nicio obligație fiscală de raportat. Nu există TVA colectat și nu există document de storno necesar.
Momentul emiterii facturii fiscale nu este dictat de proformă, ci de regulile din Codul Fiscal: cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator (livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor). Nu există un termen legal impus între emiterea proformei și emiterea facturii fiscale.
Proforma și eFactura: ce trebuie să știi
Această întrebare revine des: trebuie să trimit proforma prin RO e-Factura?
Nu. Factura proformă nu este document fiscal și nu intră în obligația de transmitere prin sistemul RO e-Factura. Sistemul acceptă exclusiv facturi fiscale în format XML.
Ce se transmite prin RO e-Factura sunt:
- Facturile fiscale (inclusiv cele de avans și cele de storno)
- Nu proformele, nu ofertele, nu comenzile
Dacă ai nelămuriri despre ce anume se transmite prin eFactura și în ce situații, citește ghidul complet eFactura ANAF 2026 sau articolul despre diferența B2B vs. B2C în eFactura.
Greșeli frecvente cu factura proformă
1. Înregistrarea proformei în contabilitate
Proforma nu se înregistrează. Dacă o înregistrezi, creezi o dublă înregistrare când emiti ulterior factura fiscală, ceea ce generează erori contabile. Verifică cu contabilul tău că documentul este marcat corect în sistemul de facturare ca proformă, nu ca factură fiscală.
2. Confuzia dintre proformă și factura de avans
Proforma NU este factură de avans. Factura de avans se emite după ce ai primit plata parțială și este un document fiscal. Proforma se emite înainte de orice plată și nu este document fiscal. Dacă clientul a plătit deja, documentul corect este factura de avans, nu proforma.
3. Folosirea numerelor din seria fiscală
Proformele trebuie numerotate separat de facturile fiscale. Dacă le amesteci în aceeași serie, creezi goluri în numerotarea facturilor fiscale, ceea ce poate ridica probleme la un control ANAF.
4. Tratarea proformei ca document de deducere
Un client nu poate deduce TVA pe baza unei proformi. Deducerea TVA se face exclusiv pe baza facturii fiscale primite prin SPV în relațiile B2B.
Cum gestionezi proformele în Enlivy
Enlivy îți permite să emiți proformi separat de facturile fiscale, cu propria lor serie de numerotare. Când clientul confirmă plata, poți converti proforma direct în factură fiscală fără să reintroduci datele, iar sistemul o transmite automat în SPV prin integrarea eFactura ANAF cu Enlivy.
Totul se gestionează din același loc: proformi, facturi fiscale, avansuri, stornouri și contracte. Testează platforma și vezi cum simplifică fluxul tău de facturare: Enlivy facturare online.
Întrebări frecvente
1. Proforma obligă clientul să plătească?
Nu. Factura proformă nu este un document cu forță juridică de obligare la plată. Este o ofertă detaliată. Obligația de plată apare din contract sau din acceptarea fermă a comenzii, nu din proformă.
2. La cât timp după proformă trebuie emisă factura fiscală?
Nu există un termen legal impus între emiterea proformei și emiterea facturii fiscale. Termenul de emitere al facturii fiscale este dictat de Codul Fiscal și se raportează la data livrării sau prestării, nu la data proformei.
3. Proforma trebuie semnată sau ștampilată?
Nu. Ca orice document financiar în România din 2012, proforma nu necesită semnătură sau ștampilă. Dacă alegi să le adaugi, este opțiunea ta.
4. Pot emite proformă în valută?
Da. Proforma poate fi emisă în orice valută agreată cu clientul. Factura fiscală emisă ulterior va trebui să respecte regulile de conversie în lei conform cursului BNR, dacă operațiunea este taxabilă în România. Citește mai multe în ghidul nostru despre facturarea în valută.
5. Clientul meu a plătit pe baza proformei. Ce document îi trimit acum?
Dacă ai primit plata integrală și ai livrat deja bunurile sau serviciile, emiți factura fiscală. Dacă ai primit doar un avans, emiți factură de avans. În ambele cazuri, documentul se transmite prin RO e-Factura dacă relația este B2B sau B2C.
6. Proforma intră în declarațiile fiscale?
Nu. Proforma nu generează nicio obligație de declarare fiscală. Nu apare în decontul de TVA, nu apare în declarații informative. Numai facturile fiscale intră în raportările fiscale.
Concluzie
Factura proformă este un instrument comercial util, nu un document fiscal. Nu o înregistra în contabilitate, nu o transmite prin eFactura și nu o confunda cu factura de avans sau cu factura fiscală.
Folosește-o strategic: pentru a confirma detaliile unei tranzacții, pentru a facilita aprobarea internă la client sau pentru a gestiona riscul de neplată înainte de livrare. Dar ține minte că obligațiile fiscale apar abia la emiterea facturii fiscale.
Citește și celelalte articole din același cluster: ghidul complet de facturare online, prefixul și seria facturii, sancțiunile eFactura și ghidul eFactura ANAF 2026.
Testează Enlivy gratuit: proformi, facturi fiscale și eFactura dintr-un singur loc