Fiecare acțiune asupra fiecărei facturi este înregistrată automat. Știi întotdeauna ce s-a întâmplat, cine a făcut modificarea și când.
Invoice Event Trail este un jurnal continuu al tuturor acțiunilor care au loc asupra facturilor tale.
De fiecare dată când o factură este creată, finalizată, actualizată, când i se schimbă statusul sau când este modificată o linie de factură, acțiunea este înregistrată imediat, fără nicio intervenție manuală. Istoricul complet al oricărui document este mereu disponibil, în ordine cronologică, cu dată, oră și persoana responsabilă pentru acțiune.
Rezultatul este claritate completă asupra fiecărei facturi, din momentul în care este creată până în momentul în care este finalizată.
Ce înregistrează
Fiecare înregistrare surprinde atât acțiunea, cât și contextul în care aceasta a avut loc. Dintr-o privire, vezi factura la care se referă evenimentul, tipul de eveniment care a avut loc și data și ora exactă la care s-a produs, până la minut.
Nimic nu este rezumat sau aproximat. De aceea, Invoice Event Trail funcționează ca o cronologie precisă a documentului, de la primul eveniment până la ultimul.
Practic, ai la îndemână un jurnal de activitate pentru facturi, unde poți verifica rapid istoricul modificărilor facturilor fără să cauți prin conversații, emailuri sau note separate.
Cine a făcut modificarea și de unde
Două coloane fac fiecare modificare ușor de atribuit.
„Performed by” arată membrul echipei care a făcut acțiunea, astfel încât să fie clar dintr-o privire cine a creat o factură sau cine a modificat o linie de factură.
„Origin” arată de unde a pornit acțiunea. Acțiunea poate fi făcută de o persoană din back office sau poate fi declanșată automat de platformă. Un exemplu este o finalizare programată, marcată ca System.
Știi întotdeauna dacă responsabilă a fost o persoană sau sistemul.
De ce contează
- Responsabilitate completă. Nimic nu se întâmplă asupra unei facturi fără ca acțiunea să aibă asociate un nume și un moment exact. Asta aduce mai multă responsabilitate în gestionarea facturilor și reduce situațiile în care nimeni nu știe ce s-a schimbat.
- O cronologie clară. Poți urmări parcursul oricărei facturi, de la creare până la finalizare, în ordinea exactă a evenimentelor.
- Acțiuni umane și automate în același loc. Evenimentele automate sunt înregistrate și ele, astfel încât modificările pe care nimeni nu le-a făcut manual rămân vizibile.
- Imagine de ansamblu completă. Fiecare factură, fiecare acțiune și fiecare persoană implicată sunt vizibile într-un singur loc.
Cu Invoice Event Trail, poți să urmărești modificările facturilor fără efort manual și fără să depinzi de memoria echipei.
Unde te ajută
O factură este greșită și nimeni nu își mai amintește de ce.
Totalul pare incorect sau o linie de factură nu arată așa cum te așteptai. Deschizi jurnalul, găsești înregistrarea „Line item changed” și vezi cine a făcut modificarea și minutul exact în care s-a întâmplat. Apoi apeși pe „View” pentru a deschide factura și o poți corecta, având deja cauza clară.
Nu îți amintești cine a creat sau a actualizat un document.
Mai multe persoane lucrează din back office, iar după o săptămână este greu să mai știi cine a modificat ce. Invoice Event Trail îți oferă răspunsul direct, pentru că fiecare înregistrare include numele persoanei și momentul acțiunii. Responsabilitatea nu mai depinde de memorie.
Ceva s-a schimbat peste noapte și vrei să știi de ce.
O factură apare ca finalizată la prima oră dimineața. Jurnalul arată că evenimentul a venit de la System la 3:00 AM, deci știi că a fost o finalizare programată, nu o greșeală făcută de un coleg.
Un client contestă o sumă.
Poți reconstrui întreaga secvență: de la creare, la modificarea unei linii de factură, până la finalizare, cu nume și timestamp la fiecare pas. Răspunsul tău se bazează pe înregistrări concrete, nu pe ce își amintește cineva.
Cât de ușor este de accesat
Event Trail este la un click distanță. Din meniul din stânga, deschizi „Logs”, apoi selectezi „Invoice Event Trail”.
Ajungi într-un singur tabel care listează toate evenimentele într-un singur loc, cu o coloană pentru factură, una pentru eveniment, una pentru persoana care a făcut acțiunea, una pentru originea acțiunii și una pentru momentul în care aceasta a avut loc. Fiecare rând include și un link „View”.
Nu ai nimic de configurat și nimic de activat, deoarece înregistrarea evenimentelor rulează în fundal încă de la început. Linkul „View” deschide factura la care se referă înregistrarea, astfel încât treci din jurnal direct în document, cu un singur click.
Pentru mai multe detalii despre facturarea în Enlivy, vezi pagina dedicată funcționalității Invoices.
Cu Invoice Event Trail, nimic legat de facturile tale nu mai rămâne la nivel de memorie sau presupunere. Imaginea completă este mereu acolo.