7 Sfaturi Pentru Procesul de Onboarding

Procedura de onboarding este una dintre primele modalități prin care compania ta poate construi o legătură cu noii angajați. Un proces bun de onboarding al angajaților este esențial pentru stabilirea unei baze solide și durabile pentru relația dintre angajat și companie.

Ce Este Procesul de Onboarding?

Onboarding-ul angajaților, ca noțiune, are un obiectiv simplu: să îi întâmpine pe noii angajați și să îi ajute să se integreze în organizație.

Multe companii folosesc frecvent programe de onboarding pentru a integra noii angajați în firmă. Un program de onboarding pentru angajați cuprinde activități care îi ajută pe noii angajați să parcurgă un proces inițial de orientare și să învețe despre obiectivele, structura, valorile și cultura companiei. Onboarding-ul poate fi văzut ca pasul următor recrutării.

Cât timp ar trebui să dureze onboarding-ul? Totul depinde de companie și de modul în care dorește să își gestioneze noii angajați. Procesul poate varia. Corporațiile mari pot avea un proces lung de onboarding, care durează de la câteva zile la câteva săptămâni. Pe de altă parte, firmele mici pot avea un proces de onboarding al angajaților care durează câteva ore.

De ce este important procesul de onboarding pentru noii angajați?

Procesul de onboarding este o introducere sistematică a unui angajat nou recrutat la locul de muncă într-o companie, care implică amenajarea stației de lucru, familiarizarea angajatului cu procesele de muncă și de echipă și prezentarea acestuia colegilor și conducerii. Procesul de onboarding are scopul de a le oferi noilor angajați tot ce le trebuie pentru a avea succes în noul loc de muncă cât mai curând posibil.

Care sunt avantajele procesului de onboarding?

Experiență pozitivă a angajaților

Un proces de onboarding eficient stabilește tonul pentru întreaga experiență a angajaților. Atunci când pui accent pe cultura organizațională, dezvoltarea angajaților și verificări periodice, demonstrezi angajaților noi că îți pasă de experiența lor în cadrul companiei. Concentrându-te pe aceste domenii și dincolo de onboarding, poți oferi o experiență excelentă angajaților tăi, de la angajare până la pensionare.

Retenția angajaților

Este crucial să păstrezi experiența și abilitățile noilor angajați în compania ta cât mai mult timp posibil. Retenția angajaților începe încă din prima zi. Aproape 1 din 3 angajați își părăsesc locul de muncă după șase luni. Un proces deficitar de onboarding este fără îndoială unul dintre motivele plecării lor. Noii angajați sunt mai predispuși să rămână în compania ta dacă le stabilești așteptări clare și le oferi instrumentele de care au nevoie pentru a prospera în noua poziție. Conform studiilor Gallup, companiile cu programe excelente de onboarding al angajaților și-au crescut retenția angajaților noi cu peste 80%.

Productivitate

Un proces de onboarding de succes îi ajută pe noii angajați să se adapteze la organizație și stimulează dezvoltarea relațiilor de angajat. Acesta include și stabilirea obiectivelor, verificări periodice din partea managementului și dezvoltarea angajaților pentru a se asigura că aceștia înțeleg ce se așteaptă de la ei.

Este normal ca personalul nou recrutat să aibă nevoie de peste un an pentru a atinge productivitatea maximă. Adaptarea la un rol nou necesită timp din cauza familiarizării cu organizația și creării de relații pentru a forma echipe interfuncționale. Procesul corect de onboarding al angajaților poate accelera acest proces și poate crește productivitatea cu peste 70%.

Cele 4 C-uri ale Procesului de Onboarding

Măsura în care fiecare organizație folosește aceste patru elemente de bază afectează abordarea generală de onboarding, majoritatea întreprinderilor încadrându-se în una dintre cele trei categorii (pasivă, cu potențial ridicat și proactivă).

• Conformitate
• Clarificare
• Cultură
• Conexiune

Conformitate

Primul pas este conformarea. Aici te vei familiariza cu regulile și procedurile de bază ale organizației și vei completa toate documentele necesare.

Clarificare

După ce te asiguri că înțelegi documentația, urmează etapa de clarificare. În acest sens, managerul tău sau colegii din echipă îți vor explica atribuțiile și responsabilitățile tale. De asemenea, ei îți pot prezenta viitoarele inițiative în care vei fi implicat și cum poți participa.

Cultură

Pentru a te integra cu succes în echipă, este important să înțelegi cultura organizației. Prin urmare, vei participa la sesiuni de familiarizare cu normele și valorile companiei. Acest lucru se poate realiza arătându-ți-se facilitățile, explicându-ți-se cum funcționează lucrurile și subliniindu-se modul în care te încadrezi și afectezi organizația în ansamblu.

Conexiune

Ultima etapă este conexiunea. Aici vei stabili relații cu alți membri ai organizației și vei începe să te simți ca un membru al echipei. Pentru a te ajuta să te integrezi mai ușor, colegii tăi și managerul te vor prezenta cât mai multor persoane din companie.

De asemenea, li se va recomanda colegilor din echipa ta să își definească atribuțiile astfel încât să poți învăța mai ușor. Pe lângă asta, este posibil să fii implicat în evenimente oficiale și informale, cum ar fi un prânz de grup.

Una dintre cele mai bune practici pentru onboarding-ul angajaților este desemnarea unui coleg-mentor care să poată răspunde la întrebări și să reducă decalajul dintre tine și colegii tăi. Acest lucru te va ajuta să stabilești conexiuni bune cu echipa ta.

Un Proces Deficitar de Onboarding al Angajaților are Efecte Negative

Lipsa unei proceduri poate avea diverse efecte adverse atât pentru individ, cât și pentru companie. Conform acestui studiu realizat de CareerBuilder, 16% dintre directorii de resurse umane susțin că acesta diminuează productivitatea companiei tale, 14% au spus că crește ineficiențele, iar 12% au spus că crește fluctuația angajaților.

Iată alte repercusiuni negative ale unui program de onboarding inadecvat:

• Moral scăzut al angajaților
• Implicare redusă a angajaților
• Nivel mai scăzut de încredere din partea angajaților
• Lipsa încrederii în cadrul firmei
• Obiective ratate de venituri

Companiile care prioritizează onboarding-ul păstrează cu jumătate mai mulți angajați noi decât cele care nu o fac. În plus, standardizarea onboarding-ului crește eficiența cu 50%. Conform studiului de caz realizat de CareerBuilder, 69% dintre angajații care au avut o experiență pozitivă de onboarding aveau o probabilitate mai mare să rămână în firmă timp de trei ani.

Onboarding-ul influențează semnificativ performanța companiei. Atingerea productivității maxime durează opt luni pentru un angajat. O treime dintre angajații noi își caută un loc de muncă nou înainte de șase luni de activitate în cadrul organizației, iar 25% pleacă înainte de încheierea anului. Prin urmare, au foarte puțin timp sau nu au timp deloc să fie productivi.

Înlocuirea angajaților care pleacă costă în jur de 20% din salariul acestora, ceea ce se adaugă la cheltuielile generate de fluctuația mare de personal. Costul total al fluctuației variază de la 100% la 300% din salariul angajatului.

7 Sfaturi Pentru Procesul de Onboarding

Nu există o formulă magică pentru a crea cel mai bun proces de onboarding al angajaților. Însă, urmând sfaturile noastre, cu siguranță le vei oferi noilor angajați o experiență fantastică care îi va ajuta să construiască o relație puternică și sănătoasă cu compania ta și colegii lor.

Scopul onboarding-ului este de a crea o conexiune. Factorul uman – cunoașterea persoanelor, formarea relațiilor sociale și învățarea de la colegi – a fost cel mai benefic aspect al experienței recente de onboarding pentru mulți angajați.

Transformă-l într-un proces

Creează o listă cu acțiunile necesare, stabilește un obiectiv și apoi aplică strategia respectivă fiecărui angajat nou. Această strategie garantează, de asemenea, că fiecare angajat nou este tratat cu corectitudine și că fiecărui membru nou al echipei îi sunt furnizate toate cele necesare pentru a avea succes la muncă. Procesul de onboarding ar trebui să fie plăcut și memorabil pentru angajații tăi; având o strategie clară pentru fiecare etapă, te vei menține pe drumul cel bun. Dacă doar arunci niște hârtii la grămadă, trimiți noul angajat la altcineva sau improvizezi, vei rata multe posibilități de a-ți implica noul membru al echipei.

Explică-i rolul în detaliu

Înainte de a lua o decizie de angajare, asigură-te că noul tău membru al echipei înțelege în ce se bagă, la ce se poate aștepta de la muncă și ce trebuie să facă pentru a avea succes. Dacă sarcinile de lucru sau posibilitățile sunt necorespunzătoare, un angajat nou cu așteptări prea mari sau nerealiste poate fi nemulțumit. Prezentarea exagerată a rolului poate duce la probleme pe parcursul procesului de angajare sau în primele luni. Prin urmare, e mai puțin probabil să pierzi un angajat talentat care este nemulțumit de companie sau de muncă.

Evaluare inițială

Pentru companii ar fi benefic să economisească bani în timp ce asigură succesul programelor lor de onboarding. Cea mai eficientă abordare este evaluarea cunoștințelor și abilităților anterioare ale angajaților noi.

Este esențial să îți evaluezi angajații noi încă de la început. Este important să știi de la ce nivel de calificare sau experiență au plecat atât pentru dezvoltarea lor, cât și pentru performanța companiei tale. Încearcă să îți evaluezi noul angajat prin efectuarea unor examene scurte. Care sunt punctele lui forte? Care sunt domeniile în care ar trebui să se îmbunătățească?

Stabilește ce cunoștințe are deja noul tău angajat pentru a-l putea învăța ceea ce are nevoie să știe. Folosește teste de evaluare pentru a evalua cunoștințele anterioare și pentru a descoperi punctele forte și slabe ale unui angajat nou în perioada următoare de probă.

Folosește mentori

Angajații noi au frecvent întrebări în timpul instruirii și al procesului de onboarding pe care le consideră prea minore sau stupide pentru a le adresa managerului lor. Cu toate acestea, lacunele în cunoștințe îngreunează recuperarea angajaților. Un mentor de același nivel îl ajută pe angajat să se adapteze rapid și să răspundă la întrebări pe măsură ce apar.

Shadowing

Angajații pot face shadowing aceluiași mentor pentru a înțelege personal ce vor face în mod regulat. În loc să fie aruncați direct în apă adâncă, noul angajat este expus treptat la munca nouă și este încurajat să pună întrebări pe măsură ce apar.

Feedback-ul este esențial

Noii tăi angajați pot fi o sursă bogată de informații; poate ai planificat o procedură de onboarding, dar ei au trecut prin ea. Colectarea feedback-ului lor, a opiniilor despre experiență și a lucrurilor pe care și-ar fi dorit să le fi știut te va ajuta să îți îmbunătățești procesul de onboarding.

Urmărirea comentariilor și rezultatelor în timp te poate ajuta, de asemenea, să descoperi care tactici sau proceduri de onboarding sunt cele mai eficiente și ce aspecte ale procesului trebuie îmbunătățite. Considerând onboarding-ul ca un proces dinamic și în curs de dezvoltare, poți garanta că te adaptezi și te perfecționezi continuu și că eforturile tale dau cele mai semnificative rezultate posibile.

Conexiune

Prima impresie contează. Primul obiectiv al echipei tale atunci când un angajat nou se alătură lor ar trebui să fie conectarea cu el. Roagă-l pe mentorul său să-i prezinte compania. Toată echipa ar trebui să ia prânzul împreună și să înceapă treptat să construiască o relație bună și sănătoasă.

Angajații noi doresc să se simtă încurajați, implicați și respectați în relațiile lor. Ei apreciază comunicarea deschisă și directă, în special din partea liderilor și managerilor. Doresc să cunoască oameni noi, să pună întrebări și să fie îndrumați de colegi care se preocupă de ei.

Organizează evenimente informale de team building pentru a-i ajuta pe membrii echipei să interacționeze într-un mediu mai relaxat. Asigură-te că noul tău angajat se simte binevenit și inclus din prima zi.