Facturile nu dispar după ce le-ai emis sau primit. Legea impune să le păstrezi o perioadă determinată, în condiții specifice, astfel încât să le poți prezenta la un control ANAF sau la un audit. Și odată cu introducerea obligatorie a eFactura, a apărut o regulă în plus pe care mulți antreprenori o ignoră: facturile din SPV dispar după 60 de zile.
Acest articol îți explică cât timp trebuie să arhivezi facturile, ce format este obligatoriu pentru facturile electronice, diferența dintre arhivarea fizică și cea electronică și ce riscuri implică nerespectarea regulilor.
Cât timp trebuie să păstrezi facturile: termenele legale
Termenele de arhivare sunt stabilite prin Legea contabilității nr. 82/1991 și completate de OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Tabel rezumat termene de arhivare:
| Tip document | Termen de arhivare | Calcul termen |
|---|---|---|
| Facturi emise și primite | 5 ani | De la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar |
| Chitanțe, avize, ordine de plată | 5 ani | De la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar |
| Registre contabile obligatorii | 5 ani | De la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar |
| Situații financiare anuale (bilanțuri) | 10 ani | De la data încheierii exercițiului financiar |
| Documente privind bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani | Pe durata de viață utilă | Continuu |
| State de plată și documente de personal | 50 de ani | De la data emiterii |
Cum se calculează termenul pentru facturi:
Dacă ai emis o factură în orice lună din 2025, termenul de 5 ani începe să curgă de la 1 iulie 2026 (1 iulie a anului următor) și expiră pe 1 iulie 2031. Deci nu de la data exactă a facturii, ci de la 1 iulie a anului următor.
Această regulă de calcul este prevăzută explicit în art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991.
Regula celor 60 de zile din SPV: ce înseamnă pentru tine
Acesta este cel mai des ignorat aspect al arhivării în contextul eFactura, cu consecințe practice importante.
Conform informațiilor ANAF, SPV (Spațiul Privat Virtual) păstrează fișierele XML ale facturilor transmise doar 60 de zile de la data încărcării. După expirarea acestei perioade, documentele nu mai sunt accesibile din portal.
Ce înseamnă practic:
- Dacă nu descarci facturile din SPV în primele 60 de zile, pierzi accesul la ele
- SPV-ul nu este o arhivă, este un canal de transmitere
- Responsabilitatea arhivării pe toată durata termenului legal (5 ani) revine exclusiv firmei tale
- ANAF nu îți poate restitui fișierele după expirarea celor 60 de zile
Soluția: Descarcă periodic facturile din SPV, atât cele emise cât și cele primite de la furnizori, și arhivează-le tu. Dacă folosești un program de facturare integrat cu eFactura, descărcarea și arhivarea pot fi automatizate.
Ce format trebuie să arhivezi: XML sau PDF?
Aceasta este o întrebare care generează confuzie în practică, mai ales după introducerea eFactura.
Răspunsul: Pentru facturile transmise prin RO e-Factura, documentul cu valoare fiscală oficială este fișierul XML semnat digital de ANAF și Ministerul Finanțelor. PDF-ul este o reprezentare vizuală, utilă pentru citire, dar nu are valoare juridică proprie ca document fiscal în contextul eFactura.
Dacă arhivezi doar PDF-ul și la un control ANAF ți se cere fișierul XML original semnat, nu vei putea demonstra că factura a trecut prin SPV în mod legal.
Regula practică:
- Arhivează fișierul XML ca document fiscal primar
- Poți păstra și PDF-ul pentru consultare rapidă
- Nu înlocui XML-ul cu PDF-ul
Pentru facturile pe hârtie (emise sau primite înainte de eFactura sau în situații exceptate), originalul fizic rămâne documentul primar. Dacă le digitalizezi, ai nevoie de condiții specifice pentru ca versiunea electronică să aibă valoare juridică.
Arhivarea fizică vs. arhivarea electronică
Legea permite ambele forme de arhivare, cu condiții diferite pentru fiecare.
Arhivarea fizică
Conform OMFP 2634/2015, documentele arhivate pe hârtie trebuie:
- Grupate în dosare, numerotate și snuruite
- Organizate cronologic și sistematic pe exerciții financiare
- Depozitate în spații amenajate, uscate, ferite de umiditate, foc și acces neautorizat
- Etichetate clar pentru identificare rapidă
Arhivarea electronică
Arhivarea electronică cu valoare juridică deplină este reglementată de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Condițiile principale sunt:
- Documentele trebuie să fie însoțite de o semnătură electronică calificată care să ateste autenticitatea și integritatea lor
- Sistemele de arhivare electronică cu valoare juridică deplină trebuie certificate de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR)
- Simpla salvare a fișierelor pe un calculator sau pe un server propriu nu constituie arhivare electronică legală
Atenție: Salvarea fișierelor XML într-un folder pe laptop sau pe Google Drive nu este suficientă pentru a îndeplini cerințele legale de arhivare electronică. Este o practică de backup utilă, dar nu înlocuiește o arhivare conformă cu legea.
Abordarea hibridă
Multe firme folosesc o combinație: arhivare electronică pentru facturile eFactura și arhivare fizică pentru documentele care necesită original pe hârtie. Această abordare este permisă legal, cu condiția ca fiecare format să respecte cerințele specifice.
Ce documente contabile mai trebuie arhivate, pe lângă facturi
Arhivarea nu se limitează la facturi. Iată principalele categorii de documente contabile cu termenele lor:
5 ani (de la 1 iulie a anului următor):
- Facturi emise și primite
- Chitanțe
- Avize de însoțire a mărfii
- Note de recepție
- Ordine de plată și extrase bancare
- Registre contabile (registrul-jurnal, registrul-inventar, cartea mare)
- Jurnale de vânzări și cumpărări
- Balanțe de verificare
- Deconturi de cheltuieli
10 ani (de la încheierea exercițiului financiar):
- Situații financiare anuale (bilanț, cont de profit și pierdere)
- Documente privind bunuri cu durată de viață lungă
Ce se întâmplă dacă nu respecți termenele de arhivare
Nerespectarea obligațiilor de arhivare poate duce la consecințe concrete la un control ANAF sau audit:
Pierderea deductibilității fiscale: Dacă nu poți prezenta o factură primită de la un furnizor, ANAF poate refuza deductibilitatea cheltuielii și a TVA-ului aferent, cu impact direct asupra impozitului datorat.
Amenzi contravenționale: Nerespectarea regulilor de arhivare se poate sancționa cu amenzi între 300 și 5.000 lei conform legislației contravenționale aplicabile.
Dificultăți în litigii: Dacă intri într-un litigiu comercial cu un client sau furnizor, absența documentelor poate înrăutăți semnificativ poziția ta.
Cum simplifici arhivarea dacă folosești eFactura
Cel mai eficient mod de a gestiona arhivarea facturilor eFactura este să folosești un program de facturare online care descarcă automat fișierele XML din SPV și le stochează în sistem.
Cu Enlivy, facturile emise și cele primite prin eFactura ANAF sunt disponibile direct din platformă, fără să trebuiască să intri periodic în SPV să le descarci manual. Astfel nu riști să pierzi acces la documente după expirarea celor 60 de zile.
Întrebări frecvente
1. Facturile din 2020 mai trebuie păstrate în 2026?
Da. Termenul de 5 ani pentru facturile din 2020 se calculează de la 1 iulie 2021 și expiră la 1 iulie 2026. Deci în 2026 mai ești în termen sau chiar la limită. Verifică luna exactă înainte să elimini documente.
2. Pot distruge facturile fizice după ce le-am scanat?
Numai dacă ai un sistem de arhivare electronică certificat de ADR, care garantează că versiunea digitală are valoare juridică. Simpla scanare și salvare pe calculator nu este suficientă pentru a înlocui originalul fizic.
3. Facturile din SPV se șterg automat după 60 de zile?
Da. ANAF păstrează fișierele XML în SPV doar 60 de zile de la încărcare. După aceea, nu mai pot fi recuperate din portal. Obligația arhivării pe cei 5 ani legali revine firmei tale.
4. Arhivarea pe Google Drive sau OneDrive este legală?
Ca backup personal, da. Ca arhivare electronică cu valoare juridică, nu: nu îndeplinește cerințele Legii 135/2007 (lipsește semnătura electronică calificată și sistemul certificat ADR). Dacă ești controlat, ANAF poate să nu accepte aceste documente ca dovadă.
5. Ce fac cu facturile vechi, pe hârtie, de dinainte de eFactura?
Trebuie păstrate în format fizic până la expirarea termenului legal de 5 ani. Dacă le digitalizezi cu un sistem certificat, poți elimina hârtia, dar trebuie să respecți condițiile din Legea 135/2007.
6. Dacă firma se închide, ce fac cu documentele?
Documentele trebuie predate la Arhivele Naționale sau către o firmă autorizată de arhivare, conform procedurilor din Legea societăților nr. 31/1990 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Nu se pot distruge fără parcurgerea procedurii legale.
Concluzie
Arhivarea facturilor nu este o formalitate opțională. Este o obligație legală cu termene clare și consecințe reale în caz de nerespectare. Termenul standard pentru facturi este 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor, iar facturile din SPV trebuie descărcate în primele 60 de zile pentru că după aceea nu mai sunt recuperabile.
Dacă folosești eFactura, cel mai simplu este să automatizezi descărcarea și stocarea fișierelor XML printr-un program de facturare integrat, astfel încât arhivarea să se facă fără intervenție manuală.
Citește și celelalte articole din cluster: ghidul complet de facturare online, ghidul eFactura ANAF 2026, sancțiunile eFactura și factura storno.
Testează Enlivy gratuit: facturare, eFactura și arhivare automată dintr-un singur loc